Environnement de l’emploi

La direction des examens et concours (DEC) de l’académie de Bordeaux, composée de 80 agents, est chargée de l’organisation des examens et concours pour plus de 150 000 candidats.

Rattachée au pôle expertises et services, la DEC organise des épreuves et élabore des sujets pour les examens gérés au plan académique (baccalauréat général, technologique et professionnel, brevet de technicien et brevet de technicien supérieur, mentions complémentaires de niveau IV, certificats d'aptitude professionnelle, brevets d'études professionnelles, mentions complémentaires de niveau V et brevets professionnels, DNB, CFG, EPS, DELF, certification en langues), les examens de l'éducation spécialisée ainsi que les diplômes comptables supérieurs, les concours enseignants, administratifs...

Le bureau des sujets est composé d’un adjoint, 2 référents et 6 gestionnaires répartis en 2 pôles :

• pôle des examens généraux, technologique et supérieurs

• pôle des examens professionnels

Dans ce contexte, le chef du bureau des sujets est le garant du bon fonctionnement des opérations liées aux sujets d’examens de leur conception à leur transmission vers les centres d’épreuves et les autres académies dans le respect des règles de confidentialité et de sécurisation. En tant que manager de son équipe, il pilote le travail des 9 gestionnaires et les accompagne dans le déroulé des opérations qu’il doit savoir ajuster en cas de besoin en tenant compte des calendriers nationaux et académiques ainsi que des contraintes organisationnelles. Diplomate avec ses partenaires (académiques, inter-académiques et ministériels), il est également force proposition au sein de la direction en ayant à cœur la simplification, la modernisation et l’harmonisation des procédures avec les autres chefs de bureaux. Il travaille par ailleurs en étroite collaboration avec les bureaux de la direction en charge de l’organisation des examens concernés ainsi qu’en lien avec la mission de

Vos missions en quelques mots

Chacune de ces missions devra se faire en respectant la confidentialité et la sécurité des actions.
Pour réaliser ses missions le chef de bureau doit:

1. Encadrer les gestionnaires placés sous son autorité
   A ce titre, il doit :
   • Organiser l’activité du bureau dont il a la charge en répartissant les différentes tâches à réaliser sur la session et identifier l’évolution des charges de chaque gestionnaire ;
   • Former et accompagner : s’assurer de la mise à jour des fiches de procédures ; présenter les évolutions réglementaires, s’assurer de leur bonne compréhension et décliner les objectifs de la session, identifier les besoins de formation, conduire le changement selon les objectifs de la direction ;
   • S’assurer qu’il peut toujours être représenté en cas d’absence ou d’empêchement ;
   • S’assurer des bonnes conditions de vie au travail et faire remonter les difficultés.
      
2. Piloter le bon déroulement des étapes du « processus sujets » de la préparation des sujets dont il a le pilotage jusqu’à leur diffusion dans les centres d’examen et vers les autres académies
   A ce titre, il doit :
   • Assurer la veille réglementaire, analyser et mesurer les impacts, en informer le bureau ;
   • Coordonner les activités liées à la conception (commissions d’élaboration de sujets, relecture et mise en forme des sujets, validation), l’édition et la transmission des sujets (organiser et contrôler les opérations de mise sous pli et d’acheminement des sujets dans les centres d'examen de l'académie et dans les centres à l'étranger) ;
   • Conserver et sécuriser les sujets ;
   • Organiser la gestion des alertes pendant les épreuve ;
   • Répartir équitablement la charge de travail entre ses gestionnaires et s'assurer que les tâches sont bien exécutées
   • Prioriser et structurer les grandes étapes de l’organisation de la session (dans les opérations de conception, d’édition et de mise sous pli),
   • Gérer et former les vacataires en charge de la mise sous pli.
      
3. Contribuer au bon fonctionnement du service et participer aux activités transversales de la direction
   A ce titre, il peut ou doit :
   • Gérer tout dossier un dossier transversal qui peut lui être confié : prise en charge de l’administration de la plateforme collaborative et de la formation à cet outil ;
   • participer aux entretiens de recrutement ;
   • Apporter son expertise sur des dossiers transversaux tel que le suivi de la matière d’œuvre et les aménagements d’épreuves ;
   • Participer à des réunions, groupes de travail nationaux, inter-académiques ou académiques ;
   • Participer aux projets de modernisation de la direction ;
   • Représenter le directeur ou son adjoint en cas d’empêchement ;
   • Déployer des outils de suivi et de contrôle de l’activité du bureau et rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques (calendrier des étapes, tableau de bord, tableau statistiques, agenda collaboratif, serveur commun…)

Profil recherché

• Questionner, le cas échéant, les services ministériels sur la mise en œuvre des évolutions réglementaires;
• Organiser des réunions d’information et de concertation avec les inspecteurs,
• Participer à la mise en œuvre du plan de sécurisation des examens et des concours et proposer des actions de maîtrise de risques ;
• Participer à la rationalisation et à l’optimisation des frais d’organisation ;
• Se former aux applications métiers ;

Compétences professionnelles

• Élaborer les procédures organisationnelles pour le bureau ;
• Manager l’équipe ;
• Appliquer et ajuster les processus de contrôle interne ;
• Développer des actions de sécurisation, de simplification, d’harmonisation des pratiques ;
• Gérer son activité dans un calendrier contraint et dans un cadre de gestion complexe : simultanéité des tâches, multiplicité des interlocuteurs…
• Respecter la confidentialité des informations (résultats d’examens, sujets, données personnelles…) ;
• Communiquer avec les interlocuteurs conformément aux règles de communication administrative ;
• Maîtriser les différents logiciels métiers, suite bureautique, et outils de communication numérique ;
•  Rendre compte à son supérieur hiérarchique et alerter sur les anomalies détectées ;
• Prioriser les demandes et les besoins du bureau ;
• Transmettre un savoir, une technique, une compétence.

Qualités requises

• Savoir dialoguer au sein de l’équipe, de la DEC et avec tous les interlocuteurs extérieurs ;
• Travailler en équipe et en autonomie ;
• S’adapter, s’organiser, être rigoureux et méthodique ;
• Savoir faire preuve de diplomatie ;
• Savoir faire preuve d’une résistance au stress en période de pics d’activité.

Contraintes particulières

Calendrier de session des examens et concours (organisation de permanence)

Éléments de candidature