Date limite de candidature : 11/02/2025
Date de vacance du poste : 01/04/2025
Nombre de personnes encadrées : 10 dont 2A, 3B, 5C
Environnement de travail
L’académie de Bordeaux fait partie de la région académique Nouvelle-Aquitaine, la plus vaste de France (16% du territoire national), composée de trois rectorats de circonscription académique (Bordeaux, Limoges et Poitiers).
L’académie de Bordeaux est composée de cinq départements : la Gironde, la Dordogne, le Lot-et-Garonne, les Landes et les Pyrénées-Atlantiques.
Elle se situe au 9ème rang national en termes de population scolarisée avec près de 611 253 élèves et apprentis, et 133 843 étudiants. Plus de 3 182 écoles et établissements et 3 universités composent le réseau de formation de l'académie.
56 291 personnels sont en poste dans l’académie de Bordeaux (41 654 enseignants, 833 personnels de direction et d’inspection, 431 psy EN, 6 106 AESH, 3 140 AED, 624 CPE et 3 503 ATSS). Le rectorat de l’académie de Bordeaux est directement responsable de la gestion d’un budget de plus de 3,3 milliards d’euros, dont 95% sont consacrés à la rémunération des personnels.
Description du service
La Direction des examens et concours (DEC) de l’académie de Bordeaux, composée de 77 agents, est chargée de l’organisation des examens et concours pour plus de 150 000 candidats.
La DEC organise des épreuves et élabore des sujets pour les examens gérés au plan académique (baccalauréat général, technologique et professionnel, brevet de technicien et brevet de technicien supérieur, mentions complémentaires de niveau 4, certificats d'aptitude professionnelle, mentions complémentaires de niveau 3 et brevets professionnels, DNB, CFG, EPS, DELF, certification en langues), les examens de l'éducation spécialisée, les diplômes comptables supérieurs, ainsi que les concours de recrutement des personnels enseignants, d’éducation, de direction, administratifs, techniques et sociaux. Elle organise la session de VAE des différents examens professionnels.
Par ailleurs, elle assure le suivi de son budget et la liquidation des dépenses liées aux frais d'examens et concours.
Le bureau des concours et des certifications a en charge l’admissibilité des concours des personnels enseignants et d’éducation, l’admission de certains concours du second degré, les certifications, les concours administratifs déconcentrés, le CRPE, certains concours ITRF. Il est composé d’un adjoint, d’un gestionnaire expert et de 7 autres gestionnaires répartis en 3 pôles :
- Pôle des concours 1er degré et d’encadrement de l’organisation des concours des grandes écoles,
- Pôle des concours de recrutement des personnels enseignants et d’éducation du second degré,
- Pôle des concours administratifs-techniques-sociaux, jeunesse et sport, IRTF et des certifications complémentaires (CAFFA, CAPPEI, CPLDS).
Dans ce contexte, le chef du bureau est le garant du bon fonctionnement des opérations liées à l’organisation des concours et des certifications dans le respect des règles de confidentialité et de sécurisation. En tant que manager de son équipe, il pilote le travail des 9 gestionnaires et les accompagne dans le déroulé des opérations qu’il doit savoir ajuster en cas de besoin en tenant compte des calendriers nationaux et académiques ainsi que des contraintes organisationnelles. Diplomate avec ses partenaires (académiques, inter-académiques, ministériels et prestataires privés), il est également force proposition au sein de la direction en ayant à cœur la simplification, la modernisation et l’harmonisation des procédures avec les autres chefs de bureaux.
Le candidat doit avoir une solide expérience en organisation, coordination d'équipes et gestion de projets. Il doit posséder de fortes compétences relationnelles. Il doit être organisé, rigoureux, adaptable et proactif, faire preuve de pragmatisme et avoir une bonne résistance au stress.
Missions du poste
- Animer et encadrer l’équipe du bureau des concours :
- Identifier, analyser, évaluer et prévenir les risques relevant du domaine des concours et des certifications, définir les actions correctives/préventives ;
- Piloter, animer et motiver l’équipe.
- Organiser sur le plan administratif, logistique et budgétaire des concours et certifications en veillant à leur sécurité juridique et leur matérialité
- Organiser, coordonner les différentes phases des concours et contribuer à l’optimisation des processus d'organisation des concours,
- Participer à la veille réglementaire, analyser et mesurer les impacts, les décliner en objectifs le cas échéant, en informer le bureau et les interlocuteurs externes ;
- Apporter l’expertise du domaine aux interlocuteurs internes et externes ;
- Prioriser et structurer les grandes étapes de l’organisation de la session (règlementation, inscriptions, calendriers, organisation, affectation, aménagements, convocations, transport des copies, épreuves, corrections, notation, délibérations, résultats, relevé de notes, recours, liquidation) ;
- Communiquer ces étapes aux interlocuteurs internes et externes et les accompagner dans la mise en œuvre - Veiller au bon déroulement des épreuves et être réactif en cas de difficultés ;
- Assister les membres des jurys et entretenir un dialogue permanent avec les présidents des jurys et informer les membres des jurys ;
- Veiller à la bonne liquidation des états de frais par les gestionnaires.
- Contribuer au bon fonctionnement du service et participer aux activités transversales de la direction
- Participer aux entretiens de recrutement ;
- Apporter son expertise sur des dossiers transversaux ;
- Participer à des réunions, groupes de travail nationaux, inter-académiques ou académiques ;
- Participer aux projets de modernisation de la direction ;
- Représenter le directeur ou son adjoint en cas d’empêchement ;
- Déployer des outils de suivi et de contrôle de l’activité du bureau et rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques (calendrier des étapes, tableau de bord, tableau statistiques, agenda collaboratif, serveur commun…)
- Questionner, le cas échéant, les services ministériels sur la mise en œuvre des évolutions réglementaires;
- Organiser des réunions d’information et de concertation avec les inspecteurs,
- Participer à la mise en œuvre du plan de sécurisation des concours et proposer des actions de maîtrise de risques ;
- Participer à la rationalisation et à l’optimisation des frais d’organisation ;
- Se former aux applications métiers ;
- Connaissance du système éducatif et des règlementations relatives aux examens et concours ;
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un contexte complexe ;
- Excellentes qualités relationnelles et de communication ;
- Rigueur, méthodologie, esprit d’initiative et de coopération.
Profil recherché
Compétences professionnelles nécessaires
- Connaissance, savoir :
- Connaissance du système éducatif
- Maîtrise de la réglementation des examens et/ou concours gérés par le bureau
-
Savoir-faire :
- Participer à l’élaboration des procédures organisationnelles définies pour le bureau
- Proposer des processus d’amélioration continue des méthodes de travail utilisées dans le bureau
- Gérer son activité dans un calendrier contraint et dans un cadre de gestion complexe : simultanéité des tâches, multiplicité des interlocuteurs…
- Respecter la confidentialité des informations (résultats d’examens, sujets, données personnelles…)
- Communiquer avec les interlocuteurs conformément aux règles de communication administrative
- Maîtriser les différents logiciels et applications informatiques : Word, Excel, Cyclades, Imag’in,
- Identifier les besoins en formation
- Rendre compte à son supérieur hiérarchique et alerter sur les anomalies détectées
- Prioriser les demandes et les besoins du bureau
- Transmettre un savoir, une technique, une compétence
- Détenir le permis B.
Qualités requises
- Savoir être :
- Faculté d’adaptation et d’organisation
- Être rigoureux et méthodique
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Sens des responsabilités
- Esprit d’initiative
- Savoir communiquer
- Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
- Faire preuve de discernement
- Travailler en équipe
Contraintes particulières
- Faire preuve d’une résistance au stress en période de pic activité
Éléments de candidature
- Personne à contacter (nom, téléphone) : Olivier Harmel, directeur des examens et concours
Tel : 05 57 57 39 20, [email protected] - Transmission de la candidature sur l'espace de recrutement du Ministère.
Mise à jour : janvier 2025